Les outils numériques du facilitateur

Les outils numériques du facilitateur

14 décembre 2023 Non classé 0

Par François Rocca (CLICK), Laurie Ceccotti (CETIC), Lucrezia Dibattista (CETIC), Bérengère Nihoul (CETIC), Chistophe Ponsard (CETIC), Romain Weber (stagiaire CETIC) et Thomas Feron (Design innovation / Centre de compétence Forem Business).

« Quels sont les outils indispensables pour un facilitateur efficace ? Comment ces outils ont-ils évolué suite à la pandémie de Covid-19 et l’adoption des séances à distance ou hybrides ? »

Dans cet article, le CLICK, le CETIC, Design Innovation et le Centre de compétence Forem Business se sont réunis pour explorer ces questions et vous offrir, dans un premier temps, une analyse de différents outils. Découvrez, dans un second temps, des études de cas pratiques qui combinent ces outils, tels que les séances d’idéation et le Business Model Journey, pour vous inspirer et vous guider dans votre pratique de facilitation.

Introduction

L’idéation est une phase cruciale du processus de réflexion sur la conception, qui consiste à générer un grand nombre d’idées et à explorer des solutions potentielles. En tant que facilitateur d’une session d’idéation, il peut être difficile de gérer et d’engager un groupe diversifié de participants, en particulier dans un environnement distant ou hybride. Heureusement, il existe de nombreux outils de communication, de tableaux blancs virtuels et d’écriture collaborative qui peuvent aider un animateur à organiser et à gérer efficacement une session d’idéation, de sa préparation à la synthétisation des résultats. Dans cet article, nous allons explorer comment ces outils peuvent être utilisés pour soutenir un facilitateur et l’aider à organiser une session d’idéation engageante, productive et efficace.

Nous aborderons trois catégories d’outils : les outils de communication à distance, les tableaux blancs et les outils de rédaction collaborative. Avant de présenter quelques cas pratiques d’utilisation, nous listerons quelques outils de présentation de quiz et autres, afin de dynamiser les séances. Ces outils ont été choisis en raison de leur popularité parmi les facilitateurs et de leur capacité à répondre aux besoins spécifiques liés à l’animation et à la gestion des sessions d’idéation à distance. En effet, nous avons réalisé un sondage auprès de nos collègues et partenaires actifs dans la facilitation afin d’avoir une vision élargie des pratiques sur le terrain. Préparez-vous à découvrir les fonctionnalités clés et les avantages de chaque outil sélectionné, ce qui vous permettra ainsi de faire un choix éclairé en fonction des besoins spécifiques de votre équipe et de vos objectifs d’idéation.

Outils du facilitateur

Communication

Dans le contexte actuel où les réunions et les sessions d’idéation se déroulant à distance ou en hybride sont devenues une pratique courante, les outils de communication sont devenus essentiels pour faciliter la collaboration et l’interaction entre les participants. Que ce soit pour des séances d’idéation entièrement virtuelles ou en mode hybride, les facilitateurs ont besoin de solutions efficaces pour maintenir l’engagement et encourager la créativité des participants, peu importe leur localisation géographique. Dans cet article, nous explorerons en détails certains des outils de communication les plus utilisés par les facilitateurs, ainsi que ceux offrant des fonctionnalités différentes pour animer et gérer les sessions d’idéation. Rappelons que même si ces outils facilitent grandement la communication à distance, cela ne remplacera jamais les échanges et l’énergie partagée en présentiel.

Nous présenterons différents outils de communication qui se sont révélés particulièrement précieux dans le contexte des séances d’idéation : la communication écrite par chat, les audioconférences et vidéoconférences, ainsi que les espaces numériques d’équipe. Nous avons dressé un comparatif de ces outils les plus utilisés selon notre enquête auprès de facilitateurs. Outre les caractéristiques indispensables à comparer comme le prix et le nombre d’utilisateurs, nous en avons retenu quelques-unes permettant de faciliter le travail de l’animateur comme le partage d’écran, l’enregistrement et la création/gestion de salles de travail.

OutilOutil
Participants Max
Partage d’écranEnregistrementSalles de travailCoût
Microsoft Teams10 000OuiOuiOuiPayant (avec une version gratuite disponible)
Zoom1 000OuiOuiOuiPayant (avec une version gratuite disponible)
Jitsi MeetIllimitéOuiOuiOuiGratuit
Gather.townVariableOuiNonOuiPayant (avec un essai gratuit disponible)
Airmeet1 000OuiOuiOuiPayant (avec un essai gratuit disponible)
Google Meet250OuiOuiOuiGratuit
Discord (video call)50OuiOuiOuiGratuit
Comparaison de quelques outils de communication audio-vidéo

Voici un bref comparatif des outils de communication que nous avons abordés, en mettant en avant leurs points de distinction, ainsi que leurs avantages et inconvénients principaux :

Microsoft Teams:

  • Points de distinction : Intégré à l’écosystème Microsoft, offre une suite complète de fonctionnalités de communication et de collaboration pour les équipes.
  • Avantages : Intégration étroite avec les outils Microsoft, chat écrit, appels audio et vidéo, partage de fichiers, fonctionnalités de réunion avancées, sécurité et confidentialité.
  • Inconvénients : Interface parfois complexe, nécessité d’une licence payante pour accéder à toutes les fonctionnalités, certaines fonctionnalités moins intuitives pour les nouveaux utilisateurs.
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Microsoft Teams


Microsoft Teams est une plateforme de communication collaborative qui offre une large gamme de fonctionnalités pour faciliter le travail d’équipe à distance. Elle permet aux utilisateurs de discuter, partager des fichiers, passer des appels audio et vidéo, et collaborer en temps réel.

En termes de communication écrite, Microsoft Teams propose un chat en temps réel qui permet aux participants de discuter également de manière asynchrone. Les utilisateurs peuvent créer des fils de discussion, échanger des messages instantanés, partager des fichiers et même collaborer sur des documents en utilisant la suite Office 365 intégrée.

Concernant les appels audio, Microsoft Teams offre la possibilité de passer des appels individuels ou de créer des appels de groupe avec plusieurs participants. Cela permet aux facilitateurs de se connecter facilement avec les participants pour des discussions plus approfondies ou clarifications.

Quant aux appels vidéo, Microsoft Teams permet aux utilisateurs de lancer des réunions virtuelles avec des fonctionnalités de visioconférence. Les participants peuvent se voir, partager leur écran pour présenter des idées, utiliser des tableaux blancs virtuels et même enregistrer les réunions.

L’une des fonctionnalités clés de Microsoft Teams pour les séances d’idéation est la possibilité de créer des « salles » de discussions, également appelées canaux. Ces canaux permettent de segmenter les discussions par sujet, projet ou équipe, ce qui facilite la gestion et la navigation entre les différentes idées et discussions. Les participants peuvent rejoindre les canaux pertinents, partager des idées, poser des questions et collaborer de manière ciblée.

Un autre avantage de Microsoft Teams est son intégration étroite avec d’autres outils et services de Microsoft, tels que SharePoint, OneDrive, Planner et la suite Office 365. Cela permet aux facilitateurs de centraliser et d’organiser efficacement les documents, les tâches et les ressources nécessaires à la séance d’idéation, tout en favorisant une expérience de travail fluide et collaborative.

En résumé, Microsoft Teams offre une gamme complète de fonctionnalités de communication et de collaboration qui en font un choix puissant pour animer et gérer efficacement les sessions d’idéation à distance ou en mode hybride. Sa capacité à combiner le chat écrit, les appels audio et vidéo et les « salles » de discussions permet aux facilitateurs de favoriser l’intelligence collective, de maintenir l’engagement des participants et de collaborer avec productivité pendant le processus d’idéation.

Comme de nombreux outils, Teams est disponible sur ordinateur, smartphone et tablette (Source : Microsoft Teams)


Zoom:

  • Points de distinction : Réputé pour sa simplicité d’utilisation et sa qualité audio/vidéo.
  • Avantages : Facilité d’utilisation, qualité audio/vidéo fiable, fonctionnalités d’appels audio et vidéo, partage d’écran, intégration avec des outils de productivité, option d’enregistrement des réunions.
  • Inconvénients : Limitation de la durée des réunions pour les comptes gratuits, sécurité et confidentialité remises en question dans le passé, nécessité d’un compte payant pour certaines fonctionnalités avancées.
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Zoom


Zoom est une plateforme de communication et de collaboration qui s’est rapidement imposée comme l’un des outils les plus populaires pour les réunions virtuelles.

Zoom permet tout d’abord la communication écrite par le biais d’un chat en temps réel. Les participants peuvent échanger des messages instantanés, partager des liens, des fichiers et des images, ce qui facilite la communication asynchrone et la collaboration continue.

En termes d’appels audio, Zoom offre des fonctionnalités d’appels individuels et de conférences. Les participants peuvent rejoindre des appels audios pour des discussions rapides ou privées, ou peuvent participer à des appels de groupe pour des sessions d’idéation impliquant plusieurs personnes.

L’un des points forts de Zoom réside dans ses fonctionnalités de vidéoconférence. Les participants peuvent se connecter via des appels vidéo et interagir en temps réel. La fonction de partage d’écran permet aux facilitateurs de présenter des idées, des documents ou des présentations visuelles, favorisant ainsi une meilleure compréhension et une collaboration plus étroite.

Zoom propose également des fonctionnalités de « salles » de discussions, appelées salles de réunion, où les participants peuvent se répartir en groupes plus restreints. Cela permet de créer des équipes de travail ou des espaces dédiés à des sujets précis, ce qui facilite la gestion de la séance d’idéation.

Un avantage clé de Zoom est sa capacité à accueillir un grand nombre de participants lors des réunions en ligne. Cela permet aux facilitateurs d’inviter un grand nombre de personnes à participer à des sessions d’idéation, favorisant ainsi l’intelligence collective et la diversité des idées.

Zoom est également apprécié pour sa facilité d’utilisation et sa compatibilité. Les participants peuvent se connecter via des ordinateurs, des smartphones ou des tablettes, ce qui offre une flexibilité et une accessibilité optimales pour les séances d’idéation à distance ou en mode hybride.

En résumé, Zoom est une plateforme offrant des fonctionnalités de chat écrit, d’appels audio et vidéo, et de salles de réunion. Ses avantages résident dans sa compatibilité multiplateforme et sa capacité à accueillir de nombreux participants. Zoom est un choix solide pour gérer les sessions d’idéation, favorisant la collaboration, l’intelligence collective et l’engagement des participants.

Visualisation de l’interface Zoom (Source : Zoom)


Jitsi Meet:

  • Points de distinction : Open source, offre des fonctionnalités de visioconférence gratuites sans nécessiter d’inscription.
  • Avantages : Facilité d’utilisation, pas besoin de créer un compte, appels audio et vidéo, partage d’écran, chat écrit, fonctionnalités de réunion de base, personnalisation possible.
  • Inconvénients : Moins de fonctionnalités avancées par rapport à d’autres outils, pas d’intégration native avec d’autres outils de productivité, moins de contrôle sur la sécurité et la confidentialité des données.
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Jitsi Meet


Jitsi Meet est une plateforme gratuite de communication en ligne qui se distingue par sa simplicité d’utilisation et son caractère open-source. Elle propose plusieurs fonctionnalités de communication.

Tout d’abord, Jitsi Meet permet le chat écrit en temps réel, ce qui permet aux participants d’échanger des messages, des liens et des fichiers pendant la session d’idéation. Le chat offre une communication asynchrone qui peut être utilisée pour partager des idées ou poser des questions.

En termes d’appels audios, Jitsi Meet permet des appels vocaux individuels et de groupe. Les participants peuvent passer des appels audio pour des discussions rapides et informelles, ce qui facilite la communication directe et spontanée.

L’un des atouts de Jitsi Meet réside dans ses fonctionnalités de visioconférence. Les appels vidéo de Jitsi Meet permettent aux participants de se voir, d’interagir en temps réel et de partager leur écran, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une communication plus riche.

Jitsi Meet offre également des « salles » de discussions virtuelles, appelées « salles de réunion », où les participants peuvent se réunir pour des discussions spécifiques. Cela permet de diviser les participants en groupes plus restreints, ce qui facilite les interactions ciblées. Les facilitateurs peuvent créer et gérer ces salles en fonction des sujets, des équipes ou des projets.

L’un des avantages majeurs de Jitsi Meet réside dans sa nature open source. Cela signifie que le code source de la plateforme est accessible et modifiable, permettant ainsi de personnaliser et d’adapter l’outil en fonction des besoins spécifiques de l’équipe et des objectifs d’idéation.

Un autre avantage de Jitsi Meet est sa simplicité d’utilisation. Il ne nécessite pas de téléchargement ou d’installation de logiciel, ce qui facilite l’accès pour les participants. Il peut être utilisé directement via un navigateur web, son utilisation est donc rapide et pratique, sans complications techniques.

En résumé, Jitsi Meet offre des fonctionnalités de chat écrit, d’appels audio et vidéo, ainsi que des salles de réunion virtuelles. Ses avantages résident dans sa simplicité d’utilisation et sa nature open source. Jitsi Meet permet d’animer efficacement les sessions d’idéation à distance ou en mode hybride, et encourage la collaboration, l’intelligence collective et l’engagement des participants.

Visualisation de Jitsi Meet sur ordinateur et smartphone
(Source : Jitsi Meet)


Gather.Town:

  • Points de distinction : Offre une expérience virtuelle interactive dans un environnement spatial.
  • Avantages : Expérience immersive et interactive, possibilité de créer des espaces personnalisés, interactions visuelles en temps réel, chat écrit, possibilité de gérer des événements, intégration avec d’autres outils.
  • Inconvénients : Moins adapté pour les réunions formelles, courbe d’apprentissage nécessaire pour les nouveaux utilisateurs, moins de fonctionnalités avancées de communication par rapport à d’autres outils.
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Gather.Town


Gather.Town est une plateforme de communication virtuelle qui offre une expérience immersive et interactive pour les réunions en ligne. Elle se démarque des autres outils en proposant un environnement virtuel en 2D où les participants peuvent interagir avec des avatars personnalisables.

L’une des fonctionnalités clés de Gather.Town est le chat écrit en temps réel. Les participants peuvent échanger des messages par écrit dans un format de discussion asynchrone pendant la session d’idéation. Cela leur permet de communiquer de manière fluide et d’exprimer leurs pensées.

Gather.Town offre également des fonctionnalités d’appels audios et vidéos. Les participants peuvent passer des appels audios en groupe ou individuels pour des discussions plus approfondies. Bien que Gather.Town ne propose pas nativement des appels vidéo intégrés, il peut être combiné avec des outils tiers tels que Zoom ou Google Meet pour des appels vidéo.

Gather.Town se distingue par son concept de « salles » de discussions virtuelles. Les participants peuvent se déplacer dans l’environnement virtuel et se regrouper dans différentes zones prédéfinies. Cela permet de créer des espaces de collaboration dédiés à des sujets ou à des équipes, offrant une expérience similaire à une salle de réunion physique où les participants peuvent interagir.

L’un des avantages clés de Gather.Town est son aspect ludique et immersif. Les participants peuvent personnaliser leurs avatars et se déplacer dans l’environnement virtuel de manière interactive. Cela crée une expérience plus engageante et stimulante pour les sessions d’idéation.

Gather.Town permet également des interactions spontanées et informelles entre les participants. Par exemple, lorsqu’un avatar s’approche d’un autre, une vidéo en direct peut être activée, permettant une conversation vidéo en face à face. Cette fonctionnalité encourage les échanges informels et la création de liens sociaux, qui sont souvent essentiels pour favoriser la dynamique de groupe.

En résumé, Gather.Town offre des fonctionnalités de chat écrit, d’appels audio et peut être combiné avec des outils tiers pour les appels vidéo. Son avantage réside dans son environnement virtuel en 2D et son aspect ludique et immersif. Gather.Town offre une expérience unique pour animer et gérer les sessions d’idéation à distance ou en mode hybride, en encourageant l’implication, la créativité et l’intelligence collective des participants.

Visuel d’une réunion sur Gather.Town (Source : Gather.town)


Airmeet:

  • Points de distinction : Plateforme dédiée à l’organisation d’événements en ligne, offrant des fonctionnalités pour les réunions, les conférences et les sessions de réseautage.
  • Avantages : Fonctionnalités spécifiques pour les événements en ligne tels que les sessions de réseautage, les conférences ou les tables rondes virtuelles, chat écrit, appels audio et vidéo, intégration avec d’autres outils.
  • Inconvénients : Plutôt axé sur les événements et les conférences que sur les réunions régulières, interface parfois complexe pour les utilisateurs occasionnels, abonnement payant nécessaire pour certaines fonctionnalités avancées.
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Airmeet est une plateforme de communication en ligne conçue spécialement pour les événements virtuels et les réunions professionnelles.

Airmeet propose un chat écrit en temps réel. Les participants peuvent échanger des messages, des idées et des liens pendant la session d’idéation. Cela permet une communication asynchrone et continue, favorisant la collaboration et la participation active des membres de l’équipe.

En termes d’appels audio, Airmeet offre des fonctionnalités d’appels individuels et de groupe. Les participants peuvent passer des appels audios pour des discussions plus approfondies ou pour des interactions directes avec d’autres membres de l’équipe.

Airmeet propose également des fonctionnalités de vidéoconférence, permettant aux participants de se voir et d’interagir en temps réel. Les participants peuvent partager leur écran pour présenter des idées ou des présentations, ce qui facilite la communication visuelle et l’alignement de l’équipe.

Un aspect clé d’Airmeet réside dans ses fonctionnalités de « salles » de discussions. Les participants peuvent se répartir en groupes plus restreints pour des discussions plus approfondies sur des sujets spécifiques. Les facilitateurs peuvent créer et gérer ces salles en fonction des besoins de l’équipe.

L’un des avantages d’Airmeet réside dans sa facilité d’utilisation et son interface conviviale. Les participants peuvent se connecter à la plateforme via un navigateur web, sans avoir besoin de télécharger ou d’installer un logiciel. Cela permet un accès rapide et pratique à la session d’idéation.

Airmeet offre également des fonctionnalités supplémentaires telles que des tableaux blancs interactifs, des sondages en direct, des sessions de networking et des fonctionnalités d’enregistrement pour permettre la révision et le partage des sessions ultérieurement.

En résumé, Airmeet offre des fonctionnalités de chat écrit, d’appels audio, de vidéoconférence et de « salles » de discussions pour faciliter les séances d’idéation. Ses avantages résident dans sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités supplémentaires telles que les tableaux blancs interactifs. Airmeet est un choix solide pour animer et gérer efficacement les sessions d’idéation à distance ou en mode hybride, en favorisant la collaboration, l’intelligence collective et l’engagement des participants.

Aperçu de la plateforme Airmeet avec ses groupes de discussion (Source : Airmeet)


Google Meet:

  • Points de distinction : Intégré à l’écosystème Google.
  • Avantages : Intégration transparente avec les autres outils Google tels que Google Calendar et Google Drive, chat écrit, appels audio et vidéo, partage d’écran, possibilité de planifier et d’organiser des réunions directement depuis Google Calendar.
  • Inconvénients : Réservation de certaines fonctionnalités avancées aux utilisateurs payants, moins de personnalisation et de fonctionnalités avancées par rapport à d’autres outils de visioconférence, sécurité et confidentialité remises en question dans le passé.
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Google Meet est une plateforme de communication en ligne proposée par Google.

Google Meet permet de passer des appels audios, ce qui permet aux participants d’échanger des idées et de discuter en temps réel. Les appels audios offrent une communication rapide et efficace, idéale pour des échanges spontanés ou des discussions rapides.

La fonctionnalité majeure de Google Meet concerne les appels vidéo. Les participants peuvent se voir et interagir en temps réel, ce qui facilite la communication visuelle et la compréhension mutuelle.

En plus des appels audio et vidéo, Google Meet propose également un chat écrit intégré permettant de partager des liens ou des idées supplémentaires. Les participants peuvent échanger des messages texte pendant la session d’idéation, ce qui permet une communication asynchrone et continue.

En termes de gestion des séances d’idéation, Google Meet offre la possibilité de créer des « salles » de discussions. Ceci permet de faciliter la gestion des différentes activités lors de la session d’idéation. Les facilitateurs peuvent assigner les participants à des salles spécifiques en fonction des sujets.

Google Meet est intégré à l’écosystème Google, ce qui offre des avantages supplémentaires. Par exemple, les utilisateurs peuvent accéder facilement à d’autres outils de productivité tels que Google Drive, Google Docs, Google Sheets, etc. Cela facilite le partage de documents et de ressources pendant les séances d’idéation, permettant une collaboration en temps réel.

Un autre avantage de Google Meet est sa facilité d’utilisation. La plateforme est accessible via un navigateur web et propose également des applications mobiles, offrant ainsi une flexibilité pour rejoindre les réunions à partir de différents appareils. De plus, Google Meet est largement utilisé et bénéficie d’une bonne stabilité et d’une qualité de connexion fiable.

En résumé, Google Meet offre des fonctionnalités d’appels audio et vidéo et de chat écrit, ainsi que la possibilité de créer des « salles » de discussions. Ses avantages résident dans son intégration à l’écosystème Google, sa facilité d’utilisation et sa qualité de connexion. Google Meet est un choix solide pour animer et gérer efficacement les sessions d’idéation à distance ou en mode hybride, en favorisant la communication visuelle, la collaboration et l’intelligence collective des participants.

Visuel de plateforme de communication en ligne proposée par Google (Source : Google)


Discord :

  • Points de distinction : Plateforme de communication axée sur la communauté, initialement conçue pour les joueurs, elle offre des fonctionnalités de chat textuel et vocal.
  • Avantages : Chat textuel et vocal, création de serveurs pour des communautés spécifiques, personnalisation avancée des canaux, intégration avec des bots pour des fonctionnalités personnalisées, gratuit avec des fonctionnalités de base.
  • Inconvénients : Interface orientée vers les jeux vidéo, peut manquer de fonctionnalités de collaboration avancées pour un usage professionnel, parfois perçu comme moins formel pour les réunions d’entreprise.
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Discord

Discord est une plateforme de communication en ligne initialement conçue pour les communautés de jeux vidéo, mais devenue populaire pour une utilisation plus large, y compris les séances d’idéation.

La fonctionnalité clé de Discord est le chat écrit en temps réel. Les utilisateurs peuvent créer des canaux textuels dédiés à des sujets spécifiques, permettant des discussions continues et asynchrones. Les participants peuvent échanger des idées, des liens ou des fichiers pendant les séances d’idéation.

En plus du chat écrit, Discord propose des fonctionnalités d’appels audios. Les utilisateurs peuvent passer des appels audios individuels ou de groupe. Les appels audio offrent une communication vocale claire et permettent des échanges rapides et en temps réel.

Bien que Discord dispose d’une fonction de partage d’écran, la plateforme ne propose pas nativement de fonctionnalités d’appels vidéo. Cela signifie que si vous souhaitez utiliser des appels vidéo lors de vos séances d’idéation, vous devrez utiliser des intégrations tierces ou passer à une autre plateforme qui propose des appels vidéo intégrés.

Un avantage clé de Discord réside dans ses « salons » de discussions. Les utilisateurs peuvent créer des salons vocaux dédiés, qui fonctionnent comme des salles de discussion virtuelles. Les facilitateurs peuvent gérer et modérer ces salons pour faciliter l’organisation des séances d’idéation.

Discord se distingue également par son interface conviviale et ses fonctionnalités de personnalisation. Les utilisateurs peuvent personnaliser leur profil, créer des avatars, choisir des thèmes d’interface, etc. Cela permet une expérience utilisateur plus immersive et engageante.

Discord offre des fonctionnalités de modération, telles que la possibilité de gérer les rôles et les permissions des utilisateurs, de modérer les messages, d’interdire les utilisateurs indésirables, etc. La modération permet aux facilitateurs de maintenir un environnement de travail sûr et organisé.

En résumé, Discord offre des fonctionnalités de chat écrit, d’appels audio et de « salons » de discussions pour faciliter les séances d’idéation et la collaboration. Ses avantages résident dans son chat écrit en temps réel et ses fonctionnalités de personnalisation. Cependant, Discord ne propose pas de fonctionnalités d’appels vidéo, ce qui peut nécessiter l’utilisation de solutions tierces.

Interface d’appel vidéo de Discord (Source : https://twitter.com/GoliothOfficial )

Tableaux blancs virtuels

Les outils de tableaux blancs virtuels sont des ressources essentielles pour animer des séances d’idéation à distance ou en hybride. Ils offrent un espace virtuel interactif où les participants peuvent collaborer en temps réel, générer des idées, les organiser et les partager. Ces logiciels favorisent la créativité et la collaboration, en permettant aux utilisateurs de dessiner, d’écrire, d’ajouter des post-it virtuels et de travailler ensemble, indépendamment de leur emplacement géographique. Les tableaux blancs virtuels sont couramment utilisés dans la méthode de conception centrée sur l’utilisateur, offrant une plateforme immersive qui facilite l’intelligence collective et la gestion efficace des sessions d’idéation. De plus, la majorité de ces tableaux blancs virtuels peuvent également être utilisés sur un TBI (tableau blanc interactif) avec une séance en présentiel, permettant dans ce cas de faire la transition entre les traditionnels “post-it” et les tableaux blanc virtuels. Dans cet article, nous explorerons plusieurs outils de tableau blanc virtuel, en mettant en avant leurs fonctionnalités clés et leurs avantages, afin de vous aider à choisir celui qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre équipe et à vos objectifs d’idéation.

(Source : Klaxoon.com)
OutilCoût*Nombre de visiteursAvantages spécifiques
Klaxoon– Compte gratuit disponible mais limité
– À partir de 24,90€/mois /membre
– 5 en gratuit
– Jusqu’à 300 pour les comptes payants
Bibliothèque de templates, rapports instantanés
Mural– Compte gratuit disponible mais limité
– À partir de 9,99$/mois /membre
Jusqu’à des milliersGrande variété de modèles, intégration avec d’autres outils
Miro– Compte gratuit disponible mais limité
– À partir de 8$/mois /membre
Jusqu’à des milliersCollaboration en temps réel, bibliothèque d’éléments graphiques, intégration avec d’autres outils, des fonctionnalités d’intelligence artificielle
Stormboard– Gratuit mais limité
– À partir de 10$/mois /membre
Jusqu’à 5 visiteurs en gratuitRapports instantanés, exportation vers Word, Excel et PowerPoint
Sketchboard– Gratuit mais limité
– À partir de 7$/mois /membre
Jusqu’à 5 visiteurs en gratuitFocus sur le développement de logiciels, interface simple et intuitive
InkoÀ partir de 1,99$/moisJusqu’à 12 appareilsCollaboration en utilisant plusieurs appareils Apple, idéal pour les projets créatifs et les réunions interactives
JamboardGratuit avec compte google50Intégration avec les outils Google, collaboration en temps réel, facilité d’utilisation
Comparaison de quelques outils de tableau blanc

*Il est important de noter que les prix et les fonctionnalités des outils peuvent varier en fonction des plans d’abonnement et des besoins spécifiques de votre équipe. Il est recommandé de consulter les sites web officiels de chaque outil pour obtenir les informations les plus récentes et détaillées sur les tarifs et les fonctionnalités disponibles.

Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Klaxoon

Klaxoon est un outil tout-en-un basé sur le cloud à ajouter à votre liste d’outils et de ressources de collaboration numérique qui pourrait intéresser votre équipe pour les sessions de brainstorming, l’organisation de réunions, la gestion de projets et le travail d’équipe agile. Klaxoon possède un outil de tableau blanc interactif où les participants peuvent dessiner, écrire, ajouter des post-it virtuels et organiser leurs idées de manière visuelle. Cet espace de travail virtuel favorise la créativité et la collaboration, permettant aux équipes de générer et d’échanger des idées en temps réel, quel que soit leur emplacement géographique.

Un avantage de Klaxoon réside dans sa bibliothèque de templates pré-conçus, spécifiquement conçus pour des méthodologies telles que l’intelligence collective et le design thinking (Double diamant, affinity cluster, etc.). Ces templates prédéfinis offrent des structures et des cadres visuels pour guider les participants tout au long du processus d’idéation, leur permettant de s’engager efficacement dans des activités de brainstorming, de tri des idées, de priorisation et de prise de décision. Ces modèles facilitent la mise en œuvre de méthodologies reconnues et éprouvées, ce qui peut être particulièrement bénéfique pour les équipes qui souhaitent suivre des étapes spécifiques dans leurs sessions d’idéation.

En plus des fonctionnalités de tableau blanc interactif et de la bibliothèque de templates, Klaxoon propose également des outils de collaboration tels que le chat, les sondages et les quizz, qui permettent aux participants de communiquer, de partager des informations complémentaires et de collecter des données en temps réel. Ces fonctionnalités supplémentaires renforcent l’engagement des participants et favorisent une participation active pendant les séances d’idéation.

En résumé, Klaxoon offre une plateforme complète pour l’animation et la gestion efficace des sessions d’idéation à distance ou en hybride. Son tableau blanc interactif, sa bibliothèque de templates prédéfinis et ses outils de collaboration favorisent la créativité, la collaboration et le suivi méthodologique, ce qui en fait un choix adapté pour les équipes souhaitant organiser des séances d’idéation structurées et productives.

(Source : klaxoon.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Mural

Mural est un outil de brainstorming et de collaboration en ligne qui permet de créer des espaces de travail virtuels sous forme de tableaux blancs interactifs. Avec Mural, les participants peuvent dessiner, écrire, coller des post-it, ajouter des images et des vidéos, et organiser leurs idées de manière visuelle et structurée. Cet outil permet de créer des diagrammes, des mind maps, des wireframes et bien d’autres éléments graphiques pour faciliter la réflexion et la collaboration. Les fonctionnalités de tableau blanc virtuel offertes par Mural sont conçues pour encourager la créativité, la génération d’idées et la visualisation des concepts.

Mural est largement utilisé dans les méthodologies d’intelligence collective et de design thinking en raison de ses avantages distincts. Il permet la participation simultanée de plusieurs utilisateurs, facilitant ainsi les sessions collaboratives en temps réel. Les participants peuvent travailler ensemble sur le même tableau, apporter des modifications, et voter pour les idées qui retiennent leur attention. Cette fonctionnalité favorise l’engagement et l’interaction entre les membres de l’équipe.

Un autre avantage clé de Mural est sa bibliothèque de modèles pré-conçus, qui offre une variété de structures et de cadres pour guider le processus d’idéation. Ces modèles comprennent des canevas de design thinking, des matrices SWOT, des diagrammes de flux, etc. Ils permettent aux facilitateurs de démarrer rapidement leurs sessions d’idéation en utilisant des cadres prédéfinis, tout en offrant une flexibilité pour personnaliser les modèles en fonction des besoins spécifiques de l’équipe.

De plus, Mural offre des fonctionnalités de collaboration avancées telles que la possibilité de commenter, de discuter et de notifier les participants. Il propose également une intégration avec d’autres outils populaires tels que Slack, Microsoft Teams et Jira, ce qui facilite l’intégration de Mural dans les flux de travail existants et la gestion globale des projets. Récemment, Mural a introduit des fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle. Cette IA offre trois avantages majeurs : elle permet de générer et d’étendre rapidement les idées, d’optimiser les flux de travail en automatisant les tâches courantes, et de synthétiser les idées en fournissant des recommandations solides pour une progression plus rapide.

En résumé, Mural est un outil de tableau blanc interactif puissant qui favorise la collaboration, la créativité et l’intelligence collective lors des sessions d’idéation à distance ou en hybride. Ses fonctionnalités de tableau blanc virtuel, sa bibliothèque de modèles préconçus et ses capacités de collaboration avancées en font un choix idéal pour les équipes cherchant à animer et à gérer efficacement leurs sessions d’idéation, tout en facilitant la visualisation et l’organisation des idées.

(Source : mural.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Miro

Miro est un outil de brainstorming et de collaboration en ligne qui offre une large gamme de fonctionnalités pour animer des séances d’idéation à distance ou en hybride. Il se distingue par sa capacité à créer un espace de travail virtuel sous forme de tableau blanc interactif, offrant aux participants la possibilité de dessiner, d’écrire, de coller des post-it, de créer des diagrammes et de collaborer en temps réel.

Miro est largement utilisé dans les méthodologies d’intelligence collective et de design thinking en raison de sa flexibilité et de sa puissance. Les participants peuvent travailler de manière synchrone ou asynchrone, ce qui permet une participation continue, quel que soit le fuseau horaire ou la localisation géographique. L’outil favorise la créativité en offrant un large éventail de fonctionnalités, telles que la possibilité de télécharger des fichiers, d’ajouter des images et des vidéos, de créer des tableaux et des cartes, et d’utiliser des modèles préconçus pour guider le processus d’idéation.

Les participants peuvent travailler ensemble sur le même tableau, ajouter des commentaires, voter pour des idées et utiliser des fonctionnalités de chat et de visioconférence intégrées pour une communication fluide. De plus, Miro propose une intégration avec d’autres outils populaires tels que Slack, Microsoft Teams et Jira, permettant ainsi une meilleure intégration dans les flux de travail existants.

En outre, Miro offre des fonctionnalités de gestion de projet, telles que la possibilité de suivre les tâches, d’attribuer des responsabilités et de visualiser les progrès. Ces fonctionnalités aident les facilitateurs à organiser et à gérer efficacement les sessions d’idéation, en permettant une meilleure traçabilité des idées générées et des actions à entreprendre.

Récemment, Miro a intégré des fonctionnalités d’intelligence artificielle (bêta) pour améliorer et faciliter l’expérience d’utilisation. En exploitant des modèles d’apprentissage automatique et les données que vous fournissez, Miro est capable de générer divers types de contenu sur votre tableau Miro. À titre d’exemple, l’IA de Miro peut générer automatiquement des cartes mentales étendues et multi-branches, créer des images sur base de texte, produire des pense-bêtes et résumer le contenu des pense-bêtes de manière automatisée.

En résumé, Miro est un outil polyvalent de tableau blanc interactif qui facilite la collaboration à distance et en hybride lors des sessions d’idéation. Ses fonctionnalités avancées, sa flexibilité et son intégration avec d’autres outils en font un choix adapté pour les équipes souhaitant stimuler la créativité, la collaboration et le suivi méthodologique lors de leurs sessions d’idéation.

(Source : miro.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Stormboard

Stormboard est un outil de brainstorming et de tableau blanc en ligne qui permet aux équipes de collaborer efficacement lors de séances d’idéation à distance ou en hybride. Il offre un espace virtuel pour générer des idées, les organiser et favoriser l’intelligence collective et le design thinking.

Stormboard offre des fonctionnalités de tableau blanc interactif, permettant de dessiner, d’écrire, de coller des notes et d’ajouter des images ou vidéos. Les participants peuvent travailler simultanément sur le tableau, ajouter des idées, les organiser et les structurer de manière visuelle. Cela favorise la créativité, la collaboration et la génération d’idées lors des séances d’idéation.

L’un des avantages clés de Stormboard est sa fonction de rapports instantanés. Les utilisateurs n’ont plus besoin de prendre des photos floues de leur tableau blanc ou de demander à quelqu’un de rédiger rapidement un compte rendu de réunion. Stormboard permet de générer des rapports vers des formats courants tels que Word, Excel, PowerPoint, etc. Ces rapports incluent même la structure de la réunion, ce qui facilite la documentation et le partage des résultats.

Stormboard facilite également la participation de tous les membres de l’équipe, quelle que soit leur localisation. Les participants peuvent contribuer et interagir en temps réel, laissant des commentaires, votant pour les idées et engageant des discussions. Cela favorise l’intelligence collective et assure une participation équilibrée de tous les membres, même à distance.

De plus, Stormboard offre une variété de fonctionnalités complémentaires telles que des modèles prédéfinis pour différentes méthodologies d’idéation, des outils de gestion de tâches pour suivre les actions à entreprendre, et des intégrations avec d’autres applications populaires telles que Microsoft Teams, Slack et Google Drive. Cela permet une intégration harmonieuse dans les flux de travail existants et facilite la gestion globale des projets.

Stormboard a introduit récemment StormAI, un module collaboratif intégrant des fonctionnalités d’intelligence augmentée. Il génère automatiquement des modèles personnalisés en fonction de vos objectifs, aide à la création d’idées grâce à l’analyse du contenu de l’espace de travail, et offre des suggestions contextuelles pour améliorer la productivité et la prise de décision.

En résumé, Stormboard est un outil de brainstorming et de tableau blanc en ligne qui permet aux équipes de collaborer efficacement lors des séances d’idéation à distance ou en hybride. Ses fonctionnalités de tableau blanc interactif, sa capacité à générer des rapports instantanés et ses outils complémentaires en font un choix pratique pour animer et gérer les sessions d’idéation, favorisant ainsi l’intelligence collective et le design thinking.

(Source : stormboard.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Sketchboard

Sketchboard est un outil de brainstorming et de tableau blanc en ligne qui offre un espace infini pour la création et le partage d’idées. Il est spécialement conçu pour le développement de logiciels, mais peut être utilisé dans divers domaines lors de séances d’idéation.

Avec Sketchboard, les utilisateurs peuvent créer des diagrammes, ajouter des notes, des images et des captures d’écran pour lancer des idées et les organiser visuellement. Le tableau blanc virtuel de Sketchboard permet une collaboration en temps réel, ce qui facilite l’intelligence collective et le design thinking lors des sessions d’idéation.

L’un des avantages clés de Sketchboard est sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive. Les utilisateurs peuvent facilement dessiner des diagrammes, ajouter des éléments et les relier de manière logique. Cela rend la création de diagrammes en ligne simple et amusante, permettant aux équipes de se concentrer sur la génération d’idées plutôt que sur des outils complexes.

Sketchboard offre également une fonctionnalité de collaboration en temps réel, permettant aux membres de l’équipe de travailler ensemble à distance ou en hybride. Les participants peuvent ajouter des commentaires, discuter des idées et apporter des modifications en temps réel. Cela facilite la communication et la participation de tous les membres de l’équipe, quel que soit leur emplacement géographique.

De plus, Sketchboard permet d’exporter les diagrammes créés vers différents formats, tels que PDF et image, ce qui facilite le partage et la documentation des idées générées lors des sessions d’idéation.

En résumé, Sketchboard est un outil de brainstorming et de tableau blanc en ligne spécialement conçu pour le développement de logiciels. Son tableau blanc infini et ses fonctionnalités de diagrammes, de notes et d’images en font un outil pratique pour générer et organiser des idées lors des séances d’idéation. Sa simplicité d’utilisation, sa collaboration en temps réel et ses options d’exportation en font un choix adapté à l’intelligence collective et au design thinking lors des sessions d’idéation à distance ou en hybride.

(Source : sketchboard.io)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Inko

Inko est un outil de tableau blanc collaboratif développé par Creaceed. Il offre la possibilité de dessiner ensemble en utilisant plusieurs appareils Apple tels qu’iPad, iPhone et Mac, et même d’interagir sur Apple TV. Inko est particulièrement adapté pour des activités telles que les brainstormings entre collègues, les projets créatifs en classe ou les réunions interactives entre graphistes et clients.

L’un des principaux avantages d’Inko est sa capacité à permettre une collaboration en temps réel sur des appareils Apple. Les utilisateurs peuvent dessiner, annoter, écrire et partager leurs idées instantanément, favorisant ainsi l’intelligence collective et la créativité lors des séances de brainstorming. Que ce soit en utilisant des stylets ou simplement en utilisant le doigt, Inko offre une expérience fluide et naturelle pour exprimer les idées visuelles.

L’interopérabilité entre les appareils Apple, tels que l’iPad, l’iPhone, le Mac et l’Apple TV, permet à tous les participants de contribuer et d’interagir, peu importe leur emplacement géographique. Cela facilite la collaboration à distance et permet d’organiser des réunions interactives et créatives, où les participants peuvent partager leurs écrans, commenter et apporter des modifications en temps réel.

En utilisant Inko, les équipes créatives, les enseignants et les professionnels du graphisme peuvent bénéficier d’un outil dédié qui favorise la collaboration et l’interaction visuelle. Les fonctionnalités d’Inko, telles que les outils de dessin, les options de partage et l’interaction sur Apple TV, en font un choix idéal pour les activités de brainstorming, les projets collaboratifs en classe et les réunions créatives.

(Source : Creaceed.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Jamboard

Jamboard est un outil de tableau blanc interactif développé par Google. Il est conçu pour faciliter la collaboration en ligne et permet aux utilisateurs de créer, partager et discuter des idées visuelles en temps réel. Jamboard combine les fonctionnalités d’un tableau blanc traditionnel avec les avantages de la technologie numérique, offrant ainsi une expérience de travail collaboratif enrichie.

L’une des caractéristiques clés de Jamboard est sa facilité d’utilisation. Il peut être utilisé sur un écran tactile interactif, sur un ordinateur ou même sur des appareils mobiles. Les utilisateurs peuvent dessiner, écrire, ajouter des notes, coller des images et insérer des formes et des stickers. Il est également possible d’importer des fichiers depuis Google Drive, ce qui permet de travailler avec des documents existants.

L’un des avantages majeurs de Jamboard est sa capacité à favoriser la collaboration en temps réel. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder au tableau blanc simultanément, peu importe leur emplacement géographique. Ils peuvent voir les modifications apportées par les autres en temps réel. De plus, Jamboard offre des fonctionnalités de discussion intégrées, permettant aux participants de communiquer par chat ou par vidéo pendant la session.

Jamboard dispose également d’une intégration étroite avec les autres outils de productivité de Google. Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs tableaux blancs dans Google Drive, les partager avec des collègues ou les exporter sous forme de fichiers PDF pour une utilisation ultérieure. Cela permet une continuité de travail fluide et une intégration avec d’autres applications et outils de la suite Google Workspace.

(Source : jamboard.google.com)

Rédaction collaborative

Les logiciels de rédaction collaborative sont des outils en ligne qui permettent aux utilisateurs de travailler ensemble sur un document en temps réel. Les utilisateurs peuvent créer, éditer et commenter le même document, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Les fonctionnalités de ces logiciels incluent la possibilité de suivre les modifications, d’ajouter des commentaires, de discuter en temps réel avec les autres participants, et d’organiser le document avec des titres, des sous-titres et des listes à puces. Les logiciels de rédaction collaborative sont souvent utilisés pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe de travail sur un même document.

(Source : Photo de John Schnobrich sur Unsplash)

OutilCoûtNombre de visiteursAvantages spécifiques
Google DocsGratuit avec Google DriveCollaboratif en temps réel, nombre illimitéÉdition en temps réel, intégration avec d’autres outils Google, stockage en ligne, modèles de documents
Microsoft Word OnlineInclus dans Office 3651VariableIntégration avec la suite Microsoft Office, stockage en ligne, collaboration en temps réel
OverleafGratuit de base2VariableÉditeur LaTeX collaboratif, partage de projets, prise en charge de LaTeX, idéal pour la rédaction de documents scientifiques
Comparaison de quelques outils de rédaction collaborative

  1. Veuillez noter que les coûts de Microsoft Word Online dépendent de l’abonnement à Microsoft Office 365, qui offre différentes options tarifaires en fonction des besoins de l’utilisateur. ↩︎
  2. Les coûts d’Overleaf dépendent du niveau d’abonnement choisi, avec une option gratuite de base et des abonnements payants pour des fonctionnalités avancées. ↩︎

Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Google Docs

Google Docs est un traitement de texte en ligne qui fait partie de la suite gratuite d’éditeurs en ligne Google Docs proposée par Google, qui comprend également : Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Forms, Google Sites et Google Keep. Google Docs est accessible via un navigateur internet en tant qu’application web et est également disponible en tant qu’application mobile sur Android et iOS et en tant qu’application de bureau sur ChromeOS de Google.

(Source : blog.google.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Microsoft Word Online

Word pour le web (anciennement Word Web App) étend votre expérience de Microsoft Word au navigateur web, où vous pouvez travailler sur des documents directement sur le site web où le document est stocké. Lorsque quelqu’un partage un document Word avec vous, l’e-mail que vous recevez contient un lien qui ouvre le document dans votre navigateur web. Si d’autres personnes travaillent sur le document, vous verrez leur présence et les modifications qu’elles apportent. C’est ce que nous appelons la coécriture ou la collaboration en temps réel.

(Source : microsoft.com)
Cliquez ici pour visualiser la fiche d’infos sur Overleaf

Overleaf est un éditeur LaTeX collaboratif basé sur le cloud, utilisé pour la rédaction, l’édition et la publication de documents scientifiques. Il s’associe à un large éventail d’éditeurs scientifiques pour fournir des modèles LaTeX officiels et des liens de soumission directe. Overleaf vous permet d’être toujours au courant de ce que font vos collaborateurs. Il n’existe qu’une seule version principale de chaque document, à laquelle tout le monde a accès. Il est impossible d’apporter des modifications contradictoires et vous ne devez pas attendre que vos collègues vous envoient la dernière version pour continuer à travailler. Si plusieurs personnes souhaitent travailler en même temps sur un document, cela ne pose aucun problème. Vous pouvez voir où vos collègues tapent directement dans l’éditeur et leurs modifications s’affichent immédiatement sur votre écran.

(Source : overleaf.com)

Autres outils collaboratifs

Il existe une variété de logiciels disponibles pour faciliter la conception, la communication et la collaboration lors d’une séance d’idéation en ligne. Certains de ces logiciels permettent la création de contenu interactif et visuel, tels que des présentations, des infographies et des visuels graphiques. D’autres offrent des outils pour la collecte de feedback en temps réel et l’engagement du public, tels que des quiz interactifs et des sondages en ligne. Ces logiciels peuvent être utilisés en combinaison avec les tableaux blancs virtuels et les logiciels de rédaction collaborative pour stimuler la créativité, faciliter la communication et encourager la collaboration lors d’une séance d’idéation en ligne. Voici quelques outils ayant été conseillés lors de nos échanges avec des facilitateurs, sans citer les outils classiques de sondage ou de présentation de Microsoft ou de Google. Cette liste non-exhaustive reprends quelques solutions gratuites de base, mais ayant parfois des fonctionnalités avancées payantes   

Genially

Genially est un outil web, disponible en version de base gratuite, qui vous permet de créer des infographies animées, des présentations interactives et même des jeux d’évasion. Vous pouvez utiliser cet outil pour présenter des contenus à vos élèves de manière ludique.

Canva

Canva est un outil de conception visuelle, également gratuit dans sa version de base, qui permet de créer facilement des présentations, des infographies, des affiches et d’autres supports visuels attrayants. Il propose une vaste bibliothèque de modèles et d’éléments graphiques personnalisables, ce qui facilite la création de contenu visuellement impactant.

Lucidchart

Lucidchart est un outil de création de diagrammes en ligne qui permet de concevoir et de collaborer sur des organigrammes, des flux de processus, des cartes conceptuelles et d’autres types de diagrammes. Il offre une interface conviviale et des fonctionnalités de collaboration en temps réel pour faciliter la visualisation des idées et des concepts. Lucidchart propose également une version gratuite.

Prezi

Avec une licence de base gratuite, Prezi est un outil de présentation interactif qui permet de créer des présentations dynamiques et non linéaires. Il offre des fonctionnalités de zoom et de panoramique pour naviguer de manière fluide à travers le contenu et captiver l’audience.

Mentimeter

Mentimeter est un outil de présentation en ligne qui facilite l’engagement de l’auditoire. Cet outil permet aux présentateurs d’inclure des sondages, des questions à choix multiples et ouvertes, des quiz et des échelles avec lesquels les membres de l’auditoire peuvent interagir en direct.

Wooclap

Wooclap est une plateforme électronique interactive utilisée pour créer des sondages et des questionnaires. Les utilisateurs du site répondent aux questions de manière anonyme par le biais d’appareils technologiques tels que les smartphones ou les ordinateurs portables.

beekast.live

Beekast est une plateforme en ligne qui vous aide à créer, diriger et suivre vos réunions et sessions de formation, qu’elles soient à distance ou en personne. Vous pouvez structurer vos réunions et les rendre plus collaboratives et créatives grâce à des activités faciles à utiliser. Il est également possible de capturer des données afin de garder une trace écrite de toutes les idées générées.

Creately

Creately est un outil de création de diagrammes et de mind mapping en ligne. Il permet de visualiser les idées et les concepts de manière claire et organisée.

Cas pratiques d’utilisation

Nous allons explorer 4 cas pratiques d’utilisation (use case) qui démontrent comment les logiciels de communication, de tableau blanc virtuel et de rédaction collaborative peuvent aider à faciliter les différentes étapes de la pensée design, y compris l’idéation, la visualisation, la communication et la collaboration.

Use case #1 : Séance d’idéation

Une séance d’idéation dans le cadre du design thinking implique généralement un groupe d’individus qui réfléchissent et génèrent des idées pour résoudre un problème particulier, ou du moins, apporter des pistes de réflexion ou de solution. Lorsqu’elle est réalisée à distance via des logiciels tels que Teams et Mural, la session peut toujours être efficace, même si l’approche diffère quelque peu.

La première étape consiste à organiser une réunion virtuelle via Teams, à laquelle les participants peuvent se joindre à partir de leurs lieux respectifs. En début de la réunion, il est courant de réaliser un « ice breaker » afin de faire le tour des participants sur un sujet léger : Humeur du jour, météo du jour, la photo qui représente notre esprit du jour (photolangage), le bonhomme Lego/Playmobil qui nous correspond le plus… ( https://www.emydigital.fr/20-icebreaker-animation-ateliers/ , https://www.beekast.com/fr/blog/5-ice-breaker-pour-un-demarrage-de-reunion-original-et-captivant/ , https://getyellow.medium.com/icebreakers-toolbox-11-444592f9246d )

Les participants sont invités à indiquer quel personnage exprime le plus leur humeur du jour grâce au « mur d’humeur » (Source : https://coach-agile.com/serious-game/le-mur-dhumeur/) ou à « l’arbre à personnages » (Source : https://media.worklab.fr/icebreaker/)

Après cette étape de ice-breaker, l’énoncé du problème ou du défi est partagé avec le groupe afin d’établir une compréhension claire de ce qui doit être résolu. Cela peut se faire à l’aide d’un document partagé ou d’un tableau blanc dans Teams.

Une fois le problème défini, les participants peuvent utiliser le logiciel d’idéation, tel que Mural, pour générer et partager leurs idées visuellement. Le tableau Mural peut être configuré pour permettre à chaque participant d’ajouter ses idées, et le groupe peut discuter et développer les idées de chacun en temps réel.

L’espace de travail dans Mural permet de rassembler les différentes étapes de la séance : Ice-breaker, génération d’idées et regroupement et sélection d’idées. (Source : https://pierre-lucas.com/ateliers-dideation)

Pendant la session d’idéation, il est essentiel d’encourager les participants à sortir des sentiers battus et à générer autant d’idées que possible sans jugement ni critique. L’objectif est de générer un large éventail d’idées qui pourront être affinées et évaluées ultérieurement.

Une fois la session d’idéation terminée, les idées peuvent être examinées, affinées et regroupées sur la base de thèmes ou de modèles communs. Le groupe peut alors établir un ordre de priorité et sélectionner les meilleures idées pour aller de l’avant dans le processus de réflexion sur la conception.

Dans l’ensemble, une session d’idéation menée à distance via des logiciels tels que Teams et Mural peut être un moyen efficace de générer des idées et de collaborer avec une équipe géographiquement dispersée. Le logiciel permet une collaboration en temps réel et peut être un outil utile dans le processus de réflexion sur la conception.

Use case #2 : Rédaction collaborative post-Séance d’idéation ou de réunion

Suite à une séance d’idéation productive, marquée par la génération d’idées novatrices et de solutions créatives, le défi est de pouvoir rassembler tout ce qui a été dit, généré et échangé en déformant et oubliant le moins d’éléments.  Il est alors important de bien s’outiller pour continuer à collaborer efficacement pour la rédaction du compte rendu et le suivi des idées discutées.

Considérons le cas où la personne ayant pris les notes de la séance prend l’initiative de créer un premier jet de la structure du document Google Docs, capturant ainsi les grandes lignes des idées échangées, joignant des captures d’écrans et autres informations importantes. Consciente de la nécessité de l’expertise collective, elle invite ses collègues à contribuer.

Les autres membres de l’équipe sont notifiés de la disponibilité du document. Ils relisent, ajoutent des détails, des commentaires, suggèrent des modifications et posent des questions pour clarifier certains points. Les contributions des différents membres enrichissent le document au fil de leurs révisions. Comme ce document est partagé entre tous, et qu’ils y ont accès en parallèle, ils peuvent voir en temps réel les modifications, commentaires et questions de chacun. Ce qui permet d’y répondre et de travailler en parallèle dans un même document. Cela augmente l’efficacité des échanges et la rapidité à avancer sur le rapport.

L’utilisation de Google Docs facilite cette collaboration post-séance. Voici comment :

1. Collaboration en temps réel : Les membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur le document, évitant ainsi les retards liés à l’attente des contributions individuelles.

2. Facilité d’accès et de partage : Tous ont accès au document centralisé, éliminant la nécessité d’envoyer des copies séparées. Cela simplifie la coordination et garantit que chacun travaille sur la version la plus récente.

3. Contrôle des versions : La fonction de contrôle des versions de Google Docs assure la cohérence. Chaque modification est enregistrée, permettant à l’équipe de suivre l’évolution du document et de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

4. Commentaires et retour d’information : Les membres de l’équipe peuvent laisser des commentaires directement dans le document, favorisant la discussion et la clarification des idées. Cela contribue à améliorer la qualité du compte rendu final.

En conclusion, Google Docs transforme la rédaction du compte-rendu post-séance en un processus fluide et collaboratif. L’exploitation de ces fonctionnalités permet à l’équipe de convertir efficacement les idées générées lors de l’idéation en un document finalisé, prêt à être partagé en externe ou utilisé pour les étapes suivantes du projet.

Use case #3 : Travailler en sous-groupe

Au sein d’une équipe distante, ou tout simplement lors d’un événement plus large, il est parfois essentiel de diviser les activités en sous-groupes traitant des problématiques distinctes. Cependant, la gestion de ces sessions parallèles peut devenir complexe sans un outil adapté. C’est là que Gather.town, une plateforme d’événements virtuels innovante, se révèle être une solution efficace pour faciliter ce processus.

(Source : gather.town)

Gather.town, en tant que plateforme immersive, offre la possibilité de créer des espaces 2D personnalisés où les participants peuvent se déplacer librement d’un sous-groupe à un autre, facilitant ainsi la collaboration dans des environnements virtuels.

Dans un premier temps, l’animateur crée des salles virtuelles distinctes, chacune dédiée à une problématique spécifique. Chaque salle représente un sous-groupe travaillant sur une tâche particulière.

Ensuite, les participants sont invités à rejoindre les salles correspondant à leurs domaines d’expertise, leurs intérêts ou leurs préférences. À l’aide d’avatars personnalisables, ils peuvent naviguer librement dans l’environnement virtuel de Gather.town pour participer aux discussions, mais aussi de pouvoir changer de salles.

À l’intérieur de chaque salle, les participants utilisent les outils intégrés, tels que les tableaux blancs interactifs et les post-it virtuels, pour collaborer en temps réel, générer des idées et résoudre les défis spécifiques à leur sous-groupe.

Le facilitateur peut se déplacer virtuellement entre les salles pour observer les progrès, offrir des conseils et favoriser la cohésion globale des idées générées.

Une fois les sessions d’idéation terminées, le facilitateur utilise la fonction de rapport de Gather.town pour compiler et partager avec l’ensemble de l’équipe les idées générées dans chaque salle.

Gather.town offre un environnement dynamique et interactif qui stimule la créativité et la collaboration, même lorsque les participants sont géographiquement dispersés. Cette solution innovante permet aux participants de naviguer de manière ludique entre les sous-groupes, facilitant ainsi le processus d’idéation.

Use case #4 : Collaboration sur le Business Model Canvas

La cartographie des différentes composantes d’un modèle d’entreprise, que ce soit pour une entreprise existante ou en phase de lancement, peut souvent être un défi, en particulier lorsque les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. Il est crucial de réfléchir ensemble pour construire et remplir le Business Model Canvas (BMC) de manière collaborative. Miro, en tant que plateforme de tableau blanc en ligne, se présente comme une bonne solution pour cette tâche.

L’équipe crée un tableau Miro et intègre le modèle du Business Model Canvas comme point de départ depuis la librairie de modèles : https://miro.com/fr/modeles/business-model-canvas/ .

À l’aide de post-it virtuels, l’équipe, qu’elle soit physiquement présente ou à distance, identifie et cartographie les segments de clientèle, la proposition de valeur, les flux de revenus, et la structure des coûts du modèle d’entreprise.

(Source : miro.com)

Il se peut qu’à certains moments les membre de l’équipe ne soient pas d’accord. La fonction de vote de Miro peut être utilisée pour hiérarchiser les idées et concepts. Les membres de l’équipe votent pour les éléments les plus pertinents, orientant ainsi l’attention vers les aspects les plus importants du modèle d’entreprise.

Tout changement ou retour d’information peut être intégré à tout moment au tableau Miro, permettant une itération continue et un affinement du Business Model Canvas.

Dans un environnement hybride, où certains membres de l’équipe sont à distance et d’autres au bureau, Miro facilite la collaboration transparente. Accessible depuis n’importe quel endroit avec une connexion internet, Miro permet aux équipes de travailler en temps réel ou de manière asynchrone, créant une compréhension commune du modèle d’entreprise. Cet outil puissant accélère l’itération, la collaboration, et favorise l’atteinte des objectifs commerciaux dans un contexte de travail hybride.

Conclusion

En conclusion, la communication, les tableaux blancs virtuels et les outils d’écriture collaborative sont essentiels pour qu’un animateur puisse gérer efficacement une session d’idéation. Ces outils peuvent permettre au facilitateur de s’engager avec les participants, de créer un environnement collaboratif et de gérer efficacement le processus d’idéation, quel que soit le lieu ou le contexte. Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, ces outils peuvent aider le facilitateur à orienter la session d’idéation vers la création de solutions innovantes qui répondent aux besoins de l’utilisateur. Bien que la technologie puisse être une aide précieuse, il est important de se rappeler que les interactions humaines et la collaboration sont toujours au cœur du processus de réflexion sur la conception. Par conséquent, le facilitateur doit trouver un équilibre entre l’utilisation de la technologie pour améliorer le processus d’idéation tout en donnant la priorité aux connexions et aux interactions humaines. En fin de compte, avec les bons outils et les bonnes techniques, une séance d’idéation par la pensée design peut être un moyen très efficace de générer des solutions innovantes à des problèmes complexes.


Remerciements : Nous tenons à remercier toutes les personnes qui de près ou de loin ont apporté leurs connaissances et expériences pour nous aider à construire cet article. De nombreux facilitateurs et participants à des séances de facilitations nous ont permis de cibler les outils les plus pertinents pour cet article. Il est impossible de tous les citer, mais merci aux facilitateurs du CETIC et du CLICK, à Geneviève Richez, Priscilla Génicot, Jonathan Pardo, au collectif de facilitateurs  « Wonderfools »…


Le sujet vous interpelle, vous voulez en savoir plus, aller plus loin, vous avez besoin d’un support à ce sujet … Les équipes du CLICK, de Design Innovation/Centre de compétence Forem Business et du CETIC sont à votre écoute. Contactez-nous !

Contact Click : info@le-click.be | Contact CETIC : info@cetic.be

Cet article a été réalisé dans le cadre du projet IDEES dans le cadre de la programmation FEDER 2014-2020 et dans le cadre du projet Hub Créatif Charleroi Métropole de la programmation FEDER 2017-2023.


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